¿Qué es un archivo?
Se denomina archivo, al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden.
¿Qué es archivar?
Reunir, analizar, identificar, clasificar, ordenar y resguardar documentos mediante un método eficiente y eficaz que permita su conservación, preservación y fácil localización.
¿Para qué me sirve archivar documentos?
Los documentos contienen información, decisiones, actuaciones, evidencia, información y testimonio del ejercicio de las funciones y atribuciones de las personas en el desempeño de una función. Los archivos constituyen un patrimonio documental y la memoria institucional única e irremplazable. Son una fuente fidedigna de información e investigación, que nos permite conocer el contexto y contenido de un acontecimiento.
¿Quiénes están obligados a guardar su documentación (sujetos obligados)?
Todas las personas servidoras públicas, que trabajen para cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física o moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, de las entidades federativas y los municipios, así como las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.
¿Qué se hace en un archivo?
En un archivo de manera general se administra (controla, reúne, clasifica, organiza, conserva, y difunde) la documentación de una persona dependencia, entidad u organismo.
¿Qué hace el Archivo General del Estado de Puebla (AGEP)?
Contribuye a fortalecer la vida institucional, la memoria histórica y cultural del estado, coordina y promueve el sistema estatal de archivos, propone normas en materia de gestión documental y administración de archivos, proporciona capacitación y asesorías en materia archivística a los sujetos obligados; y es responsable de la administración del acervo histórico documental del estado (rescatando, organizando, conservando y difundiendo su acervo).
¿Qué servicios ofrece el Archivo General del Estado de Puebla (AGEP)?
• Asesoría y capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos;
• Exposición de documentos históricos;
• Préstamo y consulta de documentos históricos y de material de la biblioteca especializada en la historia de Puebla y archivonomía;
• Expedición de copias certificadas de documentos históricos;
• Expedición de transcripciones paleográficas de documentos históricos, en los casos en que proceda, y
• Realiza y promueve conferencias, foros, etc., en materia archivística.
¿Es necesario y qué importancia tiene el guardar la documentación?
Además de ser obligatorio en los términos y procedimientos que establece la Ley General de Archivos, resulta también necesario para dar testimonio y constituir evidencia, ya que los documentos de archivo, tienen la trascendental importancia de contener información, conocimiento y la memoria institucional, por lo tanto, al resguardar la documentación, se conserva la historia e identidad de cualquier Dependencia, entidad u organismo.
¿Cómo archivar los documentos?
Es necesario contar con la ayuda de un experto para diagnosticar y valorar las necesidades archivísticas para saber ¿qué conservar? y ¿cómo conservar? los documentos. Puede ser que solo sea un proceso de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico, etc.), o requiera de procedimientos archivísticos más profesionales de organización (clasificación, ordenación y descripción).
¿A quién le puede interesar la documentación de un archivo?
A todo aquel que desee obtener conocimiento fidedigno, de una manera objetiva y directa, pues el documento de archivo es la información, el testimonio y la evidencia más cercana a la realidad y por ello, es esencial para la elaboración de los trabajos de investigación y desarrollo de las ciencias y conocimientos. Por eso los documentos de archivo son llamados fuentes primarias.
¿Qué características debe tener el lugar para resguardo de los documentos?
De conformidad con las “RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE ARCHIVOS Y PARA LA CONSERVACIÓN Y EXHIBICION DE ACERVOS DOCUMENTALES” emitido por el Archivo General de la Nación, el lugar para conservación de los documentos debe reunir entre otras características: una construcción sólida (mampostería, ladrillo); con instalaciones eléctricas ocultas, sin filtraciones de humedad, viento, polvo, etc. y ubicado en un lugar sin riesgo (no cerca de gasolineras, barrancos, ríos, empresas contaminantes etc.); con condiciones regulables de temperatura (16-22°C) y humedad (50-60%) promedio; preferentemente con estantería metálica, con espacios para los repositorios, y espacios que permitan otorgar los servicios básicos a sus usuarios, así como su administración, además de otras condiciones técnicas que eviten el maltrato y/o deterioro físico, como lo son cambios bruscos de temperatura o cambio de medio ambiente extremo y/o cualquier otra condición que pudiera afectar a la adecuada conservación del documento.
¿Qué características deben tener las cajas para el resguardo adecuado de los documentos?
Generalmente deben ser cajas desacidificadas del tamaño y tipo propias a la actividad, según requiera el tipo de archivo (trámite, conservación e histórico);
¿Cómo saber que documentos se deben guardar o eliminar?
La normatividad archivística (Ley General de Archivos, diversos acuerdos y lineamientos), previene los procesos archivísticos denominados “Valoración documental” y Disposición documental”.
¿Qué es la valoración documental?
La actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características especificas en los archivos de tramite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como la disposición documental.
¿Qué es la disposición documental?
Es la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales. De conformidad con el catálogo de disposición documental.
¿Durante cuánto tiempo se deben guardar o conservar los documentos?
Los tiempos de permanencia de los expedientes en los archivos de trámite y concentración se determinan por el área productora de los documentos, a recomendación y opinión de los profesionales que integran el grupo interdisciplinario de archivos del sujeto obligado, al elaborar las fichas técnicas de valoración documental, que en su conjunto dan origen al instrumento archivístico de control denominado catálogo de disposición documental, en él se establecen -conforme a la normatividad que rija al sujeto obligado- la identificación de valores documentales, valores históricos, vigencia documental, tiempos de permanencia en los archivos de trámite y concentración, sus valores de acceso y su disposición documental.
¿Después de cuánto tiempo los documentos adquieren o pierden su valor?
Los tiempos de prescripción son variables de acuerdo al tipo de documento, su contexto y el asunto de que trata, por ejemplo, no tiene el mismo tiempo de prescripción una nota de remisión simple, que una factura, o un acta de nacimiento.
La prescripción está determinada por sus valores documentales (administrativo, legal, fiscal o contable) o históricos (evidencial, testimonial e informativo).
¿Qué es lo que más daña a la documentación?
La inconsciencia, la ignorancia, el desinterés por reconocer el valor trascendental e importancia de los documentos, pues eso propicia su descuido, y su manipulación inadecuada.
¿Qué puedo hacer si la documentación sufre algún daño?
Primero estabilizar el documento, esto es, realizar procedimientos de limpieza, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel, así como resguardar los documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otras acciones, evitando cualquier acto que acreciente el daño, después acudir con un experto a fin de elaborar un diagnóstico técnico archivístico de la documentación dañada para determinar en su caso, si se repone o dispone la verdadera necesidad de su restauración.
La documentación con contaminación biológica, micótica o química ¿puede provocar daños a la salud?
Sí, porque el documento puede contener organismos como el "pececillo de plata", también conocido como "la lepisma de la harina", o partículas de hongos, polvo, químicos etc., estos elementos pueden contaminar nuestra piel, ojos o pulmones y ocasionar una enfermedad más grave; por eso es necesario adoptar medidas preventivas como no consumir alimentos mientras se manipula la documentación, utilizar guantes y cubrebocas, caretas, batas de trabajo, entre otras.
¿Qué debo hacer si observo que en mi institución se destruyen documentos que son evidencia de la realización de nuestras funciones?
En primera instancia debe hacer del conocimiento de los Titulares de la Unidades Administrativas, o de los sujetos obligados, dichas anomalías, también deberá comunicárselo a los Órganos Internos de Control, con la finalidad de que dichas instancias puedan iniciar las investigaciones necesarias, y en su momento llevar a cabo el fincamiento de responsabilidades que corresponda.
En el estado de Puebla, ¿Quién proporciona la asesoría y capacitación en materia archivística?
En el Estado de Puebla, el Archivo General del Estado es la unidad administrativa especializada en materia de gestión documental y administración de archivos, encargada de otorgar asesoría y capacitación a los sujetos obligados. El Archivo General del Estado, cuenta con un calendario anual para dar atención a cada uno de los sujetos obligados. En las fechas y horas establecidas para recibir al Titular del Área Coordinadora de Archivos, así como a los integrantes del Sistema Institucional de Archivos y/o Grupo interdisciplinario de archivos.
Para que el Área Coordinadora de Archivos este en posibilidad de solicitar una asesoría extraordinaria, es requisito que haya tomado los cursos virtuales (disponibles en el portal electrónico del Archivo General del Estado de Puebla, servicios/capacitación), recordando que los mismos deberán ir replicándose al interior de la Institución, debido a que todas las personas servidoras públicas adscritas a cada una de las Unidades Administrativas, deberán conocer y cumplir con las obligaciones que les compete en materia de gestión documental y administración de archivos.
¿Únicamente se archivan documentos?
Si, ya que en el ámbito archivístico el documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental (papel, fotografía, acetato, pintura, dibujo, pictografías, películas, documentos electrónicos, etc.)
¿Qué tan importante resultan los archivos para garantizar en plenitud el derecho de acceso a la información y la transparencia?
Definitivamente contar con un sistema institucional de archivos que nos permita tener una organización y clasificación archivística moderna, ágil y eficiente, en términos de la Ley General de Archivos, nos permitirá cumplir de manera objetiva con las obligaciones de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, combate a la corrupción, rendición de cuentas y el conocimiento de la veracidad. Por lo que se puede afirmar con toda certeza que: “Sin archivos, no hay transparencia.”
