Preguntas frecuentes

¿Qué se hace en un  archivo?

En un archivo de manera general se administra (planea, controla, reúne, organiza, conserva, y difunde) documentación de una persona  dependencia, entidad u organismo. 

 

¿Qué hace el Archivo General del Estado de Puebla (AGEP)?    

Contribuye  a fortalecer la vida institucional, cultural e histórica del estado, al coordinar y promover el sistema estatal de archivos, proponer normas en administración documental, proporcionar capacitación y asesorías; y es responsable de la administración del acervo documental del estado (rescatando, organizando, conservando, y difundiendo su acervo).

  

¿Qué servicios ofrece el AGEP?

Capacitación y asesoría en administración documental; préstamo a unidades gestoras;  consulta de documentación histórica en sala; certificación y difusión (visitas guiadas, exposiciones, conferencias, foros, reuniones, etc.) 

 

¿Qué es un archivo?

Se denomina archivo al conjunto de documentos producidos, recibidos o utilizados por alguna persona, entidad u organismo en el ejercicio de sus funciones  o actividades, también se refiere al espacio físico en el cual se conserva la documentación. 

 

¿Qué es archivar?

Reunir, analizar, identificar, clasificar, ordenar y colocar la documentación en el lugar correspondiente.

 

¿Para qué me sirve archivar documentos?

Para disponer de ellos cuando se necesiten de manera  eficaz  y rápida,  y así  dar respuesta a  las necesidades  surgidas.

 

¿Es necesario  y  qué importancia tiene el guardar la documentación?

Además de ser necesario para que social puedas  dar testimonio de quien eres, que haces y que deberes y derechos tienes en la  sociedad, también tiene la trascendental importancia de que se conserva  la información,  conocimiento y la  memoria,  plasmada en los documentos, por lo tanto se conserva  la  historia e identidad  de cualquier persona entidad u organismo.

 

¿Cómo archivar mis documentos?

Es necesario que acudas con un experto  para diagnosticar y valorar tus necesidades archivísticas para saber qué y cómo conservar tus documentos. Puede ser que solo sea un proceso de ordenamiento (alfabético, numérico, cronológico, cromático etc.),  o requiera  de procedimientos archivísticos  más profesionales. 

 

¿A quién  le puede interesar la documentación de un archivo?

A todo aquel que  desee obtener conocimiento en general,  de una manera más objetiva pues el documento de archivo es el testimonio más cercano a la realidad y por ello, esencial para la elaboración de casi todos trabajos de investigación y desarrollo de las ciencias y conocimientos. Por eso los documentos de archivo son llamadas fuentes primarias.

 

¿Qué características debe tener el lugar y las cajas para los documentos?

El lugar para conservación de los documentos debe ser de preferencia  de construcción sólida (mampostería,  ladrillo);  con instalaciones  eléctricas ocultas, sin filtraciones de humedad, viento, polvo, etc. y  ubicado en un lugar sin riesgo (no cerca de gasolineras, barrancos, ríos, empresas contaminantes etc.); con condiciones regulables de temperatura (16-22°C) y humedad (50-60%) promedio; preferentemente con estantería metálica y cajas desacidificadas del tamaño y tipo propias  a la actividad según sea el archivo (trámite, conservación e histórico); con espacios para repositorios, otorgar los servicios básicos a sus usuarios, y su administración además de otras condiciones técnicas que en general deben evitar condiciones de maltrato  físico o de cambio de medio ambiente extremas  y/o cualquier otra condición que pudiera afectar a la conservación del  documento.

 

¿Cómo saber que documentos se deben guardar o destruir?

Realizando un análisis completo de la documentación que se tiene  desde  todos los aspectos, físico, de contenido y su contexto. Además de aplicar las normas archivística, por ejemplo  el denominado “ciclo vital del documento”  que determina la edad del documento y su ubicación en cualquiera de los tres tipos de archivo (trámite, concentración e histórico) y  la elaboración de los instrumentos archivísticos, que sirven para determinar sus valores (primario y secundario), plazos de conservación  y tipo de acceso. 

 

¿Durante cuánto tiempo se tiene que guardar los documentos?

Los tiempos se determinan al elaborar el instrumento archivístico  denominado catálogo de disposición documental, en el cual previo análisis de toda la legislación que afecta a la documentación, además de su contexto se determina sus valores ya sean primarios o secundarios.

 

¿Después de cuánto tiempo los documentos adquieren o pierden su valor?

Los tiempos son variables de acuerdo al tipo de documento y su contexto, no tiene el mismo valor una nota de remisión simple, a una acta de nacimiento; y de acuerdo a sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal o contable)  o secundarios (evidencial, testimonial e informativo).

 

¿Qué es lo que más daña a la documentación?

La inconciencia y la ignorancia del trascendental  valor de los documentos, pues eso propicia su descuido, la manipulación inadecuada y el desinterés.

 

¿Qué hago si la documentación sufre algún daño?

Primero estabilizar el documento, evitando cualquier acto que acreciente el daño, después acudir con un experto a fin de elaborar un  diagnóstico técnico archivístico de la documentación dañada para determinar en su caso, si se repone o dispone la verdadera necesidad de su restauración.

 

La documentación en mal estado ¿puede provocar daños a la salud?

Si, porque el documento puede contener organismos como el "pececillo de plata", también conocido como "la lepisma de la harina", o partículas de hongos, polvo, químicos etc., estos elementos pueden contaminar nuestra piel y ocasionar una enfermedad más grave; por eso es necesario adoptar medidas preventivas como no consumir alimentos mientras se manipula la documentación en mal estado, utilizar guantes y cubre bocas, entre otras.

  

¿Quiénes están obligados a guardar su documentación?

Todo servidor público de cualquier nivel,  de acuerdo a la ley. 

 

Si necesito capacitación o asesoría ¿quien me la puede proporcionar?

El Archivo General del Estado es la unidad administrativa especializada en materia de archivos y es la encargada de capacitar a los sujetos obligados.

 

¿Únicamente se archivan documentos?

Si, ya que en el ámbito archivístico el documento es todo aquel que contiene información, independientemente del soporte en el que se encuentre (papel, fotografía, acetato, pintura, dibujo, pictografías  películas, etc.)